Änderungen bei privat Krankenversicherten ab 2026

Ab dem 01.01.2026 kommt es zu Änderungen bei Mitarbeitenden, die privat kranken- und pflegeversichert sind.

Bislang reichten diese Beschäftigten ihrem Arbeitgeber Papierbescheinigungen über die gezahlten (Basis-)Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung ein. Auf dieser Grundlage konnte der Arbeitgeber gemäß §  3 Nummer 62 EStG in Verbindung mit §§  257 SGB V und 61 SGB XI den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss gewähren und die Aufwendungen für die private Basiskranken- und Pflegeversicherung über die Mindestvorsorge- bzw. Vorsorgepauschale steuermindernd im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigen.

Um den bürokratischen Aufwand zu reduzieren, gibt es ab dem 01. Januar 2026 einen elektronischen Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflegeversicherung, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) sowie den Arbeitgebern.

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den Auswirkungen der Neuerungen bei den privat Krankenversicherten ab 2026 auf die Arbeitgeber. Dabei werden nur die Mitarbeitenden berücksichtigt, die bei einem im Inland ansässigen Anbieter versichert sind.

I. Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung als Lohnsteuerabzugsmerkmal

Zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen zählen nach § 39 Absatz 4 Nummer 4 auch die monatlichen Beiträge des Arbeitnehmers zu seiner privaten Kranken- und Pflegeversicherung. Dabei wird unterschieden zwischen den

• Beiträgen, die zur Berechnung des steuerfreien Arbeitgeberzuschusses herangezogen werden, wenn die in §  3 Nummer 62 EStG genannten Voraussetzungen erfüllt sind und
• Beiträgen, die in die Berechnung der Vorsorgepauschale einfließen (§  10 Absatz 1 Nummer 3 Satz 1 EStG).

Die in Deutschland ansässigen Versicherungsunternehmen, die eine private Krankheitskosten- bzw. Pflegekosten-Vollversicherung anbieten, haben ab 2026 dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die entsprechenden Beitragsdaten jährlich spätestens bis zum 20. November des Vorjahres für das Folgejahr sowie bei unterjährigem Beginn eines Vertragsverhältnisses und bei Beitragsänderungen im laufenden Jahr digital zu übermitteln. Sie sind die die Grundlage für die Bildung oder Änderung der Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung als Lohnsteuerabzugsmerkmal.

Der Versicherte kann jedoch der Datenübermittlung widersprechen.

Unzutreffende Datenlieferungen bzw. Datenlieferungen ohne die entsprechenden Voraussetzungen (z.B. kein Versicherungsverhältnis) sind zu korrigieren bzw. zu stornieren.

II. Bereitstellung der ELStAM für den Arbeitgeber

Ab Dezember stellt das Bundeszentralamt für Steuern die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) üblicherweise für das Folgejahr bereit. Dabei gelten folgende Regelungen:

• Die Beiträge zur Berechnung des steuerfreien Arbeitgeberzuschusses zur privaten Krankenversicherung und privaten Pflegeversicherung werden allen Arbeitgebern eines Arbeitnehmers zum Abruf zur Verfügung gestellt.
• Die Beiträge zur privaten Krankenversicherung und privaten Pflegeversicherung, die in die Berechnung der Vorsorgepauschale einfließen, werden ausschließlich dem Hauptarbeitgeber eines Beschäftigten zum Abruf bereitgestellt.

Korrigieren oder stornieren Versicherungsunternehmen bereits übermittelte Daten, werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung ggf. neu gebildet. Der betroffene (Haupt-)Arbeitgeber kann sie mit der nächsten Monatsliste im ELStAM-Verfahren abrufen. Entscheidend ist, dass der Mitarbeitende zum Zeitpunkt der Korrektur oder Stornierung beim Arbeitgeber beschäftigt ist.

Änderungen für das vorangegangene Beitragsjahr werden vom BZSt nur berücksichtigt, falls das Versicherungsunternehmen die Datenübermittlung bis zum 15. Januar des Folgejahres korrigiert oder storniert.

III. Auswirkungen für Arbeitgeber von privat Krankenversicherten

A. Zuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung

Nur durch die Bereitstellung der Beiträge zur privaten Krankenversicherung und privaten Pflegeversicherung im ELStAM-Verfahren hat der betroffene Arbeitnehmer noch keinen Anspruch auf den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss.

Bei der Zahlung des Zuschusses zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung muss der Arbeitgeber auch weiterhin prüfen, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nach § 3 Nummer 62 EStG vorliegen. Dabei sind insbesondere auch die §§ 257 SGB V und 61 SGB XI zu beachten (sozialversicherungsrechtliche Prüfung).

Der gezahlte Zuschuss ist bis zu der Höhe steuerfrei, bis zu welcher der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, diesen Zuschuss zu zahlen. Steuerfrei ist danach in der Regel die Hälfte der erstmalig für 2026 im ELStAM-Verfahren zum Abruf bereitgestellten Beiträge zur Berechnung des steuerfreien Arbeitgeberzuschusses, jedoch nicht mehr als der maximale Arbeitgeberanteil für einen gesetzlich versicherten Arbeitnehmer.

B. Berücksichtigung der Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung bei der Vorsorgepauschale

Gleiches gilt für die Berücksichtigung der Beiträge zur privaten Krankenversicherung und privaten Pflegeversicherung bei der Vorsorgepauschale: Auch hier hat der Arbeitgeber die ihm für das Jahr 2026 erstmalig als Lohnsteuerabzugsmerkmal elektronisch bereitgestellten Beiträge zu berücksichtigen. Die Monatsbeiträge sind auf einen Jahresbetrag zu vervielfältigen und jeweils ggf. um die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse zu vermindern.

Stellt das Bundeszentralamt für Steuern – wie z.B. bei Mitarbeitenden mit der Steuerklasse VI (Nebenbeschäftigungsverhältnis) – über die ELStAM keine Beiträge zur privaten Krankenversicherung und privaten Pflegeversicherung für die Vorsorgepauschale bereit, darf der Arbeitgeber diese Beiträge nicht selbst ansetzen und beim Lohnsteuerabzugsverfahren einbeziehen.

Da die Mindestvorsorgepauschale (§ 39b Absatz2 Satz5 Nummer 3 dritter Teilsatz EStG a. F.) ab dem 01.01.2026 entfällt, werden u.a. diese betroffenen Mitarbeitenden ab dem kommenden Jahr voraussichtlich mit einer höheren Lohnsteuer belastet.

Hinweis: Eine ausführliche Beschreibung zur Berechnung des Beitrags für die private Kranken- und Pflegeversicherung, der in die Vorsorgepauschale einfließt, kann dem BMF-Schreiben zur Vorsorgepauschale 2026 entnommen werden.

C. Berücksichtigung von Änderungen im ELStAM-Verfahren

Werden einem Arbeitgeber im ELStAM-Verfahren Korrekturen oder Stornierungen zu Beiträgen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung zum Abruf bereitgestellt, muss er den Lohnsteuerabzug des betroffenen Mitarbeitenden prüfen und nach § 41c Absatz 1 Satz 2 EStG i.d.R. auch korrigieren.

Ausnahme: Eine Korrektur oder Stornierung ist nicht erforderlich, wenn sie wirtschaftlich nicht zumutbar ist. Hierbei sind jedoch strenge Voraussetzungen zu beachten.

IV. Zweijährige Übergangszeit

Mit dem Start des digitalen Datenaustauschverfahrens ab dem 01.01.2026 gibt es eine zweijährige Übergangszeit.

Können während dieses Zeitraums die Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung aus technischen Gründen nicht oder nur fehlerhaft als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden, dürfen Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform ausgestellte Ersatzbescheinigung verwenden.

Das Versicherungsunternehmen muss in derartigen Fällen die bisherige Datenübermittlung stornieren. Sobald nach einer neuen Datensatzübermittlung in den ELStAM wieder Beitragswerte für die private Kranken- und Pflegeversicherung vorhanden sind, ist die Ersatzbescheinigung nicht mehr gültig.