Außenprüfung – Geänderte Hinweise ab 2025

Sicher kennen Sie das: Ihr Betriebsstättenfinanzamt kündigt die Außenprüfung an. Hierzu erhalten Sie schriftlich oder elektronisch eine Prüfungsanordnung. Diese enthält u.a. die zu prüfenden Steuerarten, Steuervergütungen, Prämien, Zulagen, gegebenenfalls zu prüfende bestimmte Sachverhalte sowie den Prüfungszeitraum.

Nach § 5 Absatz 2 Satz 2 Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) sind der Prüfungsanordnung Hinweise auf die wesentlichen Rechte und Pflichten bei der Außenprüfung beizufügen.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit seinem Schreiben vom 17.02.2025 die Hinweise, die der Prüfungsanordnung beizulegen sind, aktualisiert. Es gilt seit dem 01.01.2025.

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den Änderungen für Arbeitgeber.

I. Ziel der Außenprüfung

Ziel einer steuerlichen Außenprüfung ist es, festzustellen, ob Unternehmen oder Steuerpflichtige die Steuern im geprüften Zeitraum korrekt ermittelt und ordnungsgemäß abgeführt haben. Durch sie soll insbesondere die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sichergestellt werden. Das bedeutet u.a., dass vergleichbare Sachverhalte gleich und ungleiche unterschiedlich behandelt werden müssen.

Hinweis:
Bevor das Finanzamt eine Außenprüfung durchführt, muss es prüfen, ob und inwieweit eine Außenprüfung zulässig ist. Eine Außenprüfung ist nach § 193 AO z.B. bei Steuerpflichtigen erlaubt, die einen gewerblichen Betrieb unterhalten.

II. Formen der Außenprüfung

Zu den Formen der Außenprüfung gehören die

• Lohnsteuer-Außenprüfung,
• Umsatzsteuer-Sonderprüfung,
• Betriebsprüfung (Amts-Betriebsprüfung) sowie die
• Groß- und Konzernbetriebsprüfung.

A. Lohnsteuer-Außenprüfung

Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung überprüft das Finanzamt, ob der jeweils betroffene Arbeitgeber die Lohnsteuer sowie die Annexsteuern – hierzu gehören der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer – richtig berechnet, einbehalten und abgeführt hat.

Sie findet in der Regel alle vier Jahre statt.

Bei mehr als 20 Angestellten können sogenannte Anschlussprüfungen stattfinden, die nahtlos an die Vorprüfung anschließen.

B. Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Im Rahmen einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung werden Sachverhalte rund um die Umsatzsteuer und Vorsteuer geprüft. Dabei werden meist nicht ganze Jahre, sondern einzelne Voranmeldezeiträume betrachtet.

Die Finanzbehörde ordnet eine solche Prüfung an, wenn sie sich aufgrund bestimmter Merkmale und Informationen aus dem zu prüfenden Unternehmen dazu veranlasst sieht.

C. Betriebsprüfung (Amts-Betriebsprüfung)

Die Amts-Betriebsprüfung ist die reguläre Form der Betriebsprüfung. Der Prüfende befasst sich meist mit allen Steuerarten für drei aufeinanderfolgende Jahre. Die Häufigkeit einer Amts-Betriebsprüfung hängt von der Unternehmensgröße ab.

D. Groß- und Konzernbetriebsprüfung

Für die Außenprüfung von Großbetrieben (G-Betriebe) ist das jeweilige Finanzamt für Groß- und Konzernbetriebsprüfung zuständig. Wann ein Betrieb als Großbetrieb gilt, kann dem BMF-Schreiben „Einordnung in Größenklassen gem. § 3 BpO 2000; Festlegung neuer Abgrenzungsmerkmale zum 1. Januar 2024“ vom 15.12.2022 entnommen werden.

III. Änderungen bei den Hinweisen zur Außenprüfung ab 2025

Im aktualisierten BMF-Schreiben „Hinweise auf die wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen bei der Außenprüfung (§ 5 Absatz 2 Satz 2 BpO 2000)“ gibt es eine Reihe von Änderungen, die den Ablauf und das Ergebnis der Außenprüfung betreffen. Außerdem wurde es um einen neuen Abschnitt zur elektronischen Kommunikation im Rahmen der Außenprüfung ergänzt.

A. Ablauf der Außenprüfung

Für einen reibungslosen Ablauf der Außenprüfung ist der Arbeitgeber verpflichtet, verschiedene Mitwirkungspflichten zu erfüllen, wie beispielsweise die unentgeltliche Bereitstellung eines geeigneten Raums oder Arbeitsplatzes während der Prüfungsdauer sowie die Unterstützung beim Zugriff auf erforderliche Daten.

Neu hinzugekommen sind:

1. Vorlage von Unterlagen mit der Prüfungsanordnung
Bereits mit der Prüfungsanordnung kann die Vorlage von Unterlagen verlangt werden (§ 197 Absatz 3 AO).

2. Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen sowie ggf. Mitwirkungsverzögerungsgeld und Zuschlag zum Mitwirkungsverzögerungsgeld
Erfüllen Arbeitgeber ihre Mitwirkungspflichten im Rahmen der Außenprüfung nicht, indem sie beispielsweise angeforderte Belege und Unterlagen trotz Aufforderung nicht vorlegen, kann die Finanzverwaltung nach Ablauf von sechs Monaten ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung schriftlich oder elektronisch ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen gemäß § 200a Absatz 1 AO aussprechen. Diesem Verlangen ist – wie bei der Prüfungsanordnung – eine Rechtsbehelfsbelehrung nach § 356 AO beizufügen.

Kommt der Arbeitgeber dem qualifizierten Mitwirkungsverlangen innerhalb der gesetzten Frist von i.d.R. einem Monat weiterhin nicht oder nicht hinreichend nach und ist die Mitwirkungsverzögerung nicht entschuldbar, hat die Finanzverwaltung ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festzusetzen (§ 200a Absatz 2 AO). Dieses beträgt 75 EUR / voller Kalendertag der Mitwirkungsverzögerung und ist höchstens für 150 Kalendertage festzusetzen. Die Festsetzung des Mitwirkungsverzögerungsgeldes kann für volle Wochen und Monate der Mitwirkungsverzögerung in Teilbeträgen erfolgen.

Zusätzlich kann unter bestimmten Bedingungen ein Zuschlag zum Mitwirkungsverzögerungsgeld in Höhe von bis zu 25.000 EUR / voller Kalendertag der Mitwirkungsverzögerung festgesetzt werden (§ 200a Absatz 3 AO). Wie beim Mitwirkungsverzögerungsgeld ist ein Zuschlag für volle Wochen und Monate der Mitwirkungsverzögerung in Teilbeträgen möglich.

Auf die Auswirkungen, die ein Mitwirkungsverzögerungsgeld auf die Frist für die Steuern hat, auf die sich die Außenprüfung erstreckt, wird an dieser Stelle nicht näher eingegangen.

3. Bereitstellung der Daten für die Außenprüfung über eine Datenaustauschplattform
Sofern die Finanzbehörde gemäß § 87a Absatz 1 AO einen Zugang eingerichtet hat, können Unternehmen im Rahmen einer Außenprüfung nach dem neuen BMF-Schreiben ihre Daten auch über eine Datenaustauschplattform an den Prüfenden übermitteln

B. Ergebnis der Außenprüfung

Ändern sich im Rahmen der Außenprüfung die Besteuerungsgrundlagen und kommt es daher z.B. zu einer Steuernachzahlung, erstellt die Finanzverwaltung einen Prüfungsbericht. Dieser fasst die Ergebnisse der Prüfung schriftlich oder – nach dem neuen BMF-Schreiben – nun auch elektronisch zusammen.

Arbeitgeber erhalten diesen Prüfungsbericht auf Antrag vor der Auswertung durch das Finanzamt und können so ggf. Stellung nehmen.

Ergänzend wird mit dem aktualisierten BMF-Schreiben klargestellt, dass einzelne, ermittelte und abgrenzbare Besteuerungsgrundlagen auch durch einen Teilabschlussbescheid gesondert festgestellt werden können, solange der abschließende Prüfungsbericht nach § 202 Absatz 1 AO noch nicht erstellt wurde. Vor Erlass eines Teilabschlussbescheids ergeht nach § 202 Absatz 3 AO ein schriftlicher oder elektronischer Teilprüfungsbericht. Zu dem jeweiligen Bericht können Sie Stellung nehmen (§ 202 AO).

Arbeitgeber können Rechtsbehelfe allerdings nicht gegen einen Prüfungsbericht, sondern nur gegen die aufgrund der Außenprüfung ergehenden Steuerbescheide bzw. nun auch Feststellungsbescheide einlegen.