Ziel dieser Maßnahmen ist es, das elektronische Verfahren zur A1-Bescheinigung und zur Ausnahmevereinbarung weiterzuentwickeln und den Aufwand sowohl für die Antragsteller als auch für die bearbeitenden Stellen weiter zu minimieren.
Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den wesentlichen Änderungen im elektronischen Verfahren zur A1-Bescheinigung bei der Entsendung von Arbeitnehmern.
Elektronisches Verfahren für A1-Bescheinigung wird Pflicht - Rückblick
A1-Bescheinigung für Entsendungen
Neben der o.g. Befristung müssen nach Artikel 12 Absatz 1 VO (EG) Nr. 883/2004 für die Bewilligung des Antrags noch weitere Kriterien erfüllt sein. Weitergehende Informationen hierzu finden Sie in den Beiträgen A1-Bescheinigung auch bei kurzen Dienstreisen ins EU-Ausland erforderlich und Überprüfung der A1-Bescheinigung für Dienstreisen auf dieser Website.
Drastischer Anstieg der Anträge und verstärkte Kontrollen
Zudem wird insbesondere aus Österreich und Frankreich weiterhin verstärkt von A1-Bescheinigungskontrollen berichtet.
Bisherige Maßnahmen zur Beschleunigung des elektronischen Verfahrens
Im Rahmen der Weiterentwicklung des elektronischen Antrags- und Bescheinigungsverfahrens A1 wird es ab 01. Januar 2020 weitere Änderungen geben.
Änderungen im elektronischen Verfahren zur A1-Bescheinigung ab 01.01.2020
Die Änderungen im elektronischen Verfahren zur A1-Bescheinigung für Entsendungen, die ab 01. Januar 2020 in Kraft treten, unterscheiden sich in
- Angaben, die im Verfahren nicht benötigt werden und deshalb in Zukunft entfallen,
- Änderungen, die Fehler verhindern sollen und
- den neuen Antragsnachweis für Arbeitnehmer.
I. Reduzierte Zahl von Pflichteingaben beim Antrag auf eine A1-Bescheinigung
a. Angaben zum Arbeitnehmer – Betriebsnummer der Krankenkasse genügt
Zurzeit sind auf dem Antrag zur A1-Bescheinigung Angaben zur gesetzlichen Krankenkasse (Einzugstelle der Gesamtsozialversicherungsbeiträge), bei privat Krankenversicherten zusätzlich Angaben zur privaten Krankenkasse und bei privat Krankenversicherten, die Mitglied eines berufsständischen Versorgungswerks sind, Angaben zur privaten Krankenkasse und zum jeweiligen Berufsständischen Versorgungswerk (inkl. der Mitgliedsnummer) zu tätigen.
Während die Angaben zum Berufsständischen Versorgungswerk und zur zugehörigen Datenannahmestelle aufgrund des monatlichen Meldeverfahrens bei berufsständisch versorgten Arbeitnehmern hinterlegt sind, wird dies bei den privat krankenversicherten Arbeitnehmern nicht der Fall sein. Diese überweisen ihre Beiträge nämlich i.d.R. selbst an die private Krankenkasse und erhalten vom Arbeitgeber nur einen Zuschuss.
Für Arbeitgeber bedeutet es einen zusätzlichen Aufwand, wenn sie vor dem Erstellen eines Antrags auf eine A1-Bescheinigung ggf. erst die private Krankenkasse des Arbeitnehmers ermitteln müssen.
Dabei benötigt das Entgeltabrechnungsprogramm diese Angaben nicht. Das Programm kann anhand der hinterlegten Stammdaten beurteilen, ob die gesetzliche Krankenkasse, die Deutsche Rentenversicherung oder die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen zuständig ist und den Antrag auf eine A1-Bescheinigung an die korrekte Datenannahmestelle versenden.
Gleiches gilt für die Angaben zur gesetzlichen Krankenkasse, die den Gesamtsozialversicherungsbeitrag des Arbeitnehmers einzieht.
Aus diesem Grund wird zukünftig nur noch die Betriebsnummer der gesetzlichen Krankenversicherung erwartet. Bei Arbeitnehmern, die privat krankenversichert und berufsständisch versorgt sind, ist zusätzlich die Mitgliedsnummer beim Berufsständischen Versorgungswerk anzugeben.
b. Angaben zur Beschäftigung in Deutschland - Entfall Beschäftigungsbeginn
II. Änderungen im A1-Bescheinigungsverfahren zur Verhinderung von Fehlern
a. Angaben zur Kommunikation – Datensatz-ID der Ursprungsmeldung bei Stornierungsmeldungen
Enthält ein Antrag auf eine A1-Bescheinigung inhaltlich falsche Angaben oder war nicht zu übermitteln, weil z.B. der betroffene Arbeitnehmer nicht entsandt werden soll, muss dieser vom Antragsteller storniert werden.
Bisher werden dabei die Daten aus dem ursprünglichen Antrag mit dem Kennzeichen „Stornierung des bereits übermittelten Antrags= J“ und einem aktualisierten Erstellungsdatum an die zuständigen Stellen übermittelt.
b. Angaben zum Arbeitnehmer – Anschrift des Arbeitnehmers im Wohnstaat
Zurzeit kann im Antrag auf eine A1-Bescheinigung entweder die Anschrift des Arbeitnehmers im Wohnstaat oder die Adresse im Aufenthaltsstaat angegeben werden. Es sind aber auch beide Eingaben möglich.
Eine A1-Bescheinigung kann nach der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 aber u.a. nur dann ausgestellt werden, wenn der Arbeitnehmer eine bestimmte Staatsangehörigkeit besitzt (sogenannter persönlicher Geltungsbereich).
Innerhalb der Europäischen Union (ohne Dänemark und Vereinigtes Königreich) erfüllen z.B. Staatenlose und Angehörige von Drittstaaten diese Anforderung nur dann, wenn sie ihren rechtmäßigen Wohnsitz in einem Mitgliedstaat haben. Gleiches gilt für Flüchtlinge.
Aus diesem Grund muss ab 01.01.2020 die Anschrift des Arbeitnehmers im Wohnstaat angegeben werden. Die Anschrift des Arbeitnehmers im Aufenthaltsstaat ist optional. Sie kann zusätzlich eingepflegt werden.
c. Angaben zur Entsendung - Angaben zum Zeitraum werden Pflicht
Bisher muss angegeben werden, ob eine A1-Bescheinigung für einen befristeten Zeitraum beantragt wird. Die Angaben zum Entsendezeitraum sind optional.
A1-Bescheinigungen für Entsendungen können jedoch nur für einen Zeitraum von maximal 24 Monaten beantragt werden.
Aus diesem Grund entfällt das Feld „Befristung“ ab dem kommenden Jahr. Künftig muss immer ein Zeitraum für die Entsendung angegeben werden. Wird ein Zeitraum größer 24 Monate eingegeben, wird diese Eingabe mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgewiesen.
d. Angaben zur Entsendung - Aus "Entsendestaat" wird "Beschäftigungsstaat"
Bei den Angaben zur Entsendung werden zurzeit der Name und die Anschrift der Beschäftigungsstelle im Entsendungsstaat abgefragt.
Der Begriff „Entsendungsstaat“ wird ab dem kommenden Jahr durch die Bezeichnung „Beschäftigungsstaat“ ersetzt. Durch die neue Bezeichnung soll noch weiter verdeutlicht werden, dass es sich hierbei um den Staat handelt, in dem der Arbeitnehmer für einen befristeten Zeitraum von seinem Arbeitgeber beschäftigt wird.
e. Angaben zur Entsendung - Verlängerung der Firmenbezeichnung
Derzeit können unter Angaben zur Entsendung maximal drei Beschäftigungsstellen mit einem jeweils dreißigstelligen Namen angegeben werden.
Da sich in der Praxis herausgestellt hat, dass dies in vielen Fällen nicht ausreicht, wird die Länge des Namens für die Beschäftigungsstellen ab dem kommenden Jahr auf 50 Zeichen erweitert.
f. Angaben zur Entsendung - Angabe von 11 Beschäftigungsstellen möglich
Es wird jedoch nicht nur die Länge der Firmenbezeichnung geändert. Statt bisher drei Beschäftigungsstellen können in Zukunft maximal 11 Beschäftigungsstellen angegeben werden.
g. Angaben zur Entsendung - Beschränkung der Länderauswahl
Zurzeit kommt es vor, dass ein Antrag auf eine A1-Bescheinigung abgelehnt werden muss, da sie für ein falsches Land beantragt wurde.
Um derartige Fehler zu verhindern, können ab dem kommenden Jahr bei den Angaben zur Entsendung nur noch Länder aus der EU, dem EWR sowie die Schweiz ausgewählt werden.
III. Antragsnachweis
Wie eingangs erwähnt, wird zurzeit von verstärkten A1-Bescheinigungs-Kontrollen in Österreich und Frankreich berichtet.
Damit Arbeitnehmer nachweisen können, dass ihr Arbeitgeber vor der Entsendung einen Antrag auf eine A1-Bescheinigung gestellt hat, wird ab dem 01.01.2020 vom Entgeltabrechnungsprogramm und von der Ausfüllhilfe ein Antragsnachweis erstellt. Form und Inhalt des Antragsnachweises sind vorgegeben.
Fazit
Angesichts der zunehmenden Digitalisierung ist es nur konsequent, auch das Verfahren zur A1-Bescheinigung für Entsendungen elektronisch durchzuführen. Um einen schnellen Überblick über die Anträge auf eine A1-Bescheinigung zu behalten und um nicht jedes Mal alle Angaben zum Arbeitnehmer eingeben zu müssen, ist es sinnvoll, die Anträge auf eine A1-Bescheinigung aus einem Entgeltabrechnungsprogramm heraus zu stellen.
Die für das kommende Jahr geplanten Änderungen werden die Fehlerquote weiter senken und das Antrags- und Bescheinigungsverfahren zusätzlich beschleunigen. Eine Herausforderung wird es allerdings sein, die erhebliche Zahl von gefälschten A1-Bescheinigungen einzudämmen.