DienstreisenSozialversicherung

Änderungen im elektronischen A1-Verfahren seit 01.01.2021

Änderungen im elektronischen A1-Verfahren seit 01.01.2021


Seit dem 01.01.2021 gibt es zahlreichende Änderungen im elektronischen A1-Verfahren.

Mit der sogenannten A1-Bescheinigung weisen Arbeitnehmer und andere Erwerbstätige nach, dass für sie während der Beschäftigung in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU), einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder in der Schweiz weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten.

Am elektronischen A1-Verfahren nehmen seit Beginn dieses Jahres - jeweils unter bestimmten Voraussetzungen - auch beschäftigte Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen, in der Seefahrt beschäftigte Personen sowie in Deutschland wohnende Personen, die ausschließlich bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber beschäftigt sind und ihre Beschäftigung gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten ausüben, teil.

Für die Beamten und Beschäftigten im Öffentlichen Dienst ist es jetzt Pflicht.

Sämtliche Rückmeldungen im elektronischen A1-Verfahren erfolgen seit Anfang dieses Jahres elektronisch. Arbeitgeber müssen die A1-Bescheinigung für ihre Beschäftigten nicht mehr ausdrucken.

Grundlage für die Änderungen ist das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (7. SGB IV-ÄndG), mit dem u.a. § 106 SGB IV geändert wurde.

Dieser Beitrag beschreibt die wichtigsten Änderungen im elektronischen A1-Verfahren.

Das bisherige elektronische A1-Verfahren

Arbeitgeber übermitteln im elektronischen A1-Verfahren die Anträge auf eine A1-Bescheinigung für Entsendungen an die jeweils zuständige Stelle. Diese prüft den Antrag und übermittelt nach Feststellung, ob die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit auch während der Tätigkeit im Ausland gelten, innerhalb von 3 Tagen - ebenfalls elektronisch - entweder die A1-Bescheinigung oder eine Ablehnung.

Bei Beantragung einer sogenannten Ausnahmevereinbarung (z.B. einer A1-Bescheinigung für einen längeren Zeitraum), erfolgt die Rückmeldung außerhalb des elektronischen Verfahrens.

Dienstherren und Behörden wird die Teilnahme am A1-Verfahren für die Beamten und Beschäftigten im Öffentlichen Dienst empfohlen. Sie ist aber optional.

Mit der "Bescheinigung über die Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit, die auf den/die Inhaber/in anzuwenden sind" (A1-Bescheinigung) kann eine Person nachweisen, dass während ihrer Beschäftigung in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU), einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder in der Schweiz die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit nach Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit (ABI. L 166 vom 30.4.2004, S. 1, L 200 vom 7.6.2004, S. 1), die zuletzt durch die Verordnung (EU) Nr. 465/2012 (ABI. L 149 vom 8.6.2012, S. 4) geändert worden ist, gelten.

Änderungen im elektronischen A1-Verfahren seit dem 01.01.2021

Seit dem 01.01.2021 gibt es weitreichende Änderungen im elektronischen A1-Verfahren: Weitere Personenkreise werden vom elektronischen A1-Verfahren erfasst. Außerdem erfolgen sämtliche Rückmeldungen elektronisch. Dies betrifft sowohl die Rückmeldungen für die neuen Personenkreise als auch die Ausnahmevereinbarung.

I. Ausweitung des elektronischen A1-Verfahrens

Neben den Arbeitnehmern werden nun auch die folgenden Personenkreise vom elektronischen A1-Verfahren erfasst:

  • beschäftigte Seeleute (Artikel 11 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004)
  • beschäftigte Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen (Artikel 11 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004) und
  • in Deutschland wohnende Personen, die ausschließlich bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber beschäftigt sind und ihre Beschäftigung gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten ausüben, wenn der Arbeitgeber die Feststellung der anzuwendenden Rechtsvorschriften für eine bei ihm beschäftigte Person beantragt (Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe a oder Buchstabe b Ziffer i der Verordnung (EG) Nr. 883/2004).

Darüber hinaus ist das elektronische Verfahren für Beamte und Beschäftigte im Öffentlichen Dienst (Artikel 11 Absatz 3 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 883/2004) verpflichtend.

Gesetzliche Grundlage hierzu ist § 106 Absätze 2 und 3 SGB IV n. F.

Um das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 auch für diese Personenkreise und Situationen abbilden zu können, werden zusätzliche Nachrichtentypen und Ablehnungsgründe eingeführt.

1. Beamte und Beschäftigte im Öffentlichen Dienst

Beamte und Beschäftigte im Öffentlichen Dienst mit einem Arbeitgeber bzw. Dienstherrn in Deutschland, die ihre Beschäftigung

  • vorübergehend oder gewöhnlich
  • in einem oder mehreren Staaten der EU, im EWR oder der Schweiz ausüben,

unterliegen nach Artikel 11 Absatz 3 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 - vorbehaltlich der Artikel 12 bis 16 - grundsätzlich den deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit.

Diese Regelung gilt auch für Beamten gleichgestellte Personen, sofern für sie unmittelbar vor dem Auslandseinsatz die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gegolten haben.

Die Tätigkeit im Ausland muss nicht von vornherein - wie bei privatrechtlichen Arbeitgebern - auf maximal 24 Monate befristet sein. In der Verfahrensbeschreibung wird jedoch eine zeitliche Befristung von fünf Jahren empfohlen, damit die Voraussetzungen für eine A1-Bescheinigung regelmäßig überprüft werden können. Liegen diese weiterhin vor, ist eine Verlängerung der A1-Bescheinigung möglich.

Der Antrag auf die A1-Bescheinigung für Beamte und Beschäftigte im Öffentlichen Dienst ist seit 01.01.2021 im elektronischen A1-Verfahren zu stellen. Für die Antragstellung ist der neue Nachrichtentyp "A1-Antrag Beamte/Beschäftigte im Öffentlichen Dienst" zu verwenden (§ 106 Absatz 2 Nr. 1 n. F.).

2. Beschäftigte Seeleute

Nach Artikel 11 Absatz 4 VO (EG) Nr. 883/2004 "gilt eine Beschäftigung oder selbständige Erwerbstätigkeit, die gewöhnlich an Bord eines unter der Flagge eines Mitgliedstaats fahrenden Schiffes auf See ausgeübt wird, als in diesem Mitgliedstaat ausgeübt."

Erhält der Beschäftigte aber im o.g. Fall sein Entgelt von

  • einem Unternehmen oder einer Person mit Sitz oder Wohnsitz in Deutschland,
  • unterliegt er grundsätzlich den deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit, sofern
  • der Beschäftigte in Deutschland wohnt (vgl. Artikel 15 Abs. 3 VO (EG) Nr. 987/2009).

Seit 01.01.2021 nehmen die gewöhnlich an Bord eines Hochseeschiffes beschäftigen Seeleute am elektronischen A1-Verfahren teil (§ 106 Absatz 3 SGB IV n. F.). Hierzu zählen z.B. keine Handwerker, die sich nur wenige Stunden für Arbeiten an Bord des Schiffes befinden.

Die Tätigkeit muss nicht von vornherein erkennbar befristet sein. Es gibt auch keine maximal zulässige zeitliche Obergrenze. In der Verfahrensbeschreibung wird jedoch eine zeitliche Befristung von fünf Jahren empfohlen, damit die Voraussetzungen für eine A1-Bescheinigung regelmäßig überprüft werden können. Liegen diese weiterhin vor, ist eine Verlängerung der A1-Bescheinigung möglich.

Für die Antragstellung ist der neue Nachrichtentyp "A1-Antrag beschäftigte Seeleute " zu verwenden.
Kann für beschäftigte Seeleute keine A1-Bescheinigung nach Artikel 11 Absatz 4 VO (EG) Nr. 883/2004 ausgestellt werden, können - je nach Sachverhalt - u.a. ein Antrag auf eine A1-Bescheinigung bei gewöhnlicher Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten oder ein A1-Antrag für Entsendung geprüft werden.

3. Beschäftigte Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen

Beschäftigte Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen mit einer Heimatbasis in Deutschland nehmen seit dem 01.01.2021 ebenfalls am elektronischen A1-Verfahren teil (§ 106 Absatz 2 Nr. 2 SGB IV n.F).

Für sie gelten einheitlich die Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats. Ob dies die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit sind, bestimmt sich nach Artikel 11 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004.

Ihr Arbeitgeber hat ggf. täglich einen elektronischen Antrag auf eine A1-Bescheinigung zu stellen. Es ist jedoch keine normierte zeitliche Obergrenze zu beachten.

Für die Antragstellung ist der neue Nachrichtentyp "A1-Antrag Beschäftigte Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen" zu verwenden.

Für beschäftigte Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen eines öffentlichen Arbeitgebers, der in Deutschland ansässig ist, ist ein Antrag auf eine A1-Bescheinigung für Beamte/Beschäftigte im Öffentlichen Dienst zu stellen. Für die Antragstellung ist der neue Nachrichtentyp "A1-Antrag Beamte/Beschäftigte im Öffentlichen Dienst" zu verwenden.

4. Gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte

Auch für gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte gelten einheitlich die Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats.

Welche dies sind bestimmt sich nach Artikel 13 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004. Für die Feststellung ist der Mitgliedstaat zuständig, in dem der Beschäftigte seinen Lebensmittelpunkt hat.

Vor diesem Hintergrund nehmen seit dem 01.01.2021

  1. in Deutschland wohnende Personen,
  2. die ausschließlich bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber beschäftigt sind und
  3. ihre Beschäftigung gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten ausüben

am elektronischen A1-Verfahren teil, wenn der Arbeitgeber die Feststellung der anzuwendenden Rechtsvorschriften für eine bei ihm beschäftigte Person nach Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe a oder Buchstabe b Ziffer i der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 beantragt (§ 106 Absatz 4 SGB IV).

Der A1-Antrag für gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte wird mit dem neuen Nachrichtentypen "A1- Antrag gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte" übermittelt.

Liegt keine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten vor, kann alternativ durch die hierfür zuständige Stelle geprüft werden, ob die Voraussetzungen zur Ausstellung einer A1-Bescheinigung für Entsendung (Artikel 12 Absatz 1 VO (EG) Nr. 883/2004) vorliegen.

Befindet sich der Sitz des Unternehmens nicht in Deutschland, kann die Antragstellung zur Festlegung der anzuwendenden Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit papiergebunden, z.B. über das auf der Internetseite des GKV-Spitzenverbands, DVKA, abrufbare Formular erfolgen.

II. Zuständige Stellen für den Antrag auf eine A1-Bescheinigung der neuen Personenkreise

Für die Entsendung von grenzüberschreitend tätigen Beamten und Beschäftigten im Öffentlichen Dienst sowie in der Seefahrt beschäftigte Personen, sind - wie bei den Arbeitnehmern - entweder

  • die gesetzliche Krankenkasse,
  • die Deutsche Rentenversicherung (nicht gesetzlich krankenversichert und kein Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung) oder
  • die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (nicht gesetzlich krankenversichert und Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung)

zuständig.

 

Der GKV-Spitzenverband, Abteilung Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA), bearbeitet die A1-Anträge für

  • beschäftigte Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen,
  • in Deutschland wohnende Personen, die ausschließlich bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber beschäftigt sind und ihre Beschäftigung gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten ausüben sowie
  • Ausnahmevereinbarungen.

III. Neue Ablehnungsgründe

Um die Ablehnung eines Antrags auf eine A1-Bescheinigung für die Beamten und Beschäftigten im Öffentlichen Dienst, die beschäftigten Seeleute, die beschäftigten Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen sowie für gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte begründen zu können, gibt es seit dem 01.01.2021 zusätzliche Ablehnungsgründe. So kann z.B. ein A1-Antrag für beschäftigte Seeleute mit der Begründung abgelehnt werden, dass der Betroffene keine gewöhnliche Tätigkeit an Bord eines Seeschiffes ausüben wird. Dies ist z.B. der Fall, wenn sich ein Mal- und Lackierermeister nur für ein paar Stunden zu Arbeiten an Bord eines Seeschiffes befindet.

Bei der Ablehnung von Anträgen auf eine A1-Bescheinigung für beschäftigte Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen auf der Grundlage von Artikel 11 Absatz 5 VO (EG) Nr. 883/2004 sowie bei den gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigten können Konstellationen auftreten, die sich nicht in einem Ablehnungsgrund zusammenfassen lassen. In diesen Fällen enthält der Antrag auf eine A1-Bescheinigung einen "Sonstigen Ablehnungsgrund". Die jeweiligen Einzelheiten ergeben sich aus dem Anhang der Ablehnung des A1-Antrags.

IV. Elektronische Rückmeldungen zur Ausnahmevereinbarung

Die Rückmeldungen zur Ausnahmevereinbarung erfolgen seit dem 01.01.2021 innerhalb des elektronischen A1-Verfahrens. Bislang wurde nur der Antrag auf eine Ausnahmevereinbarung elektronisch gestellt. Die restlichen Schritte erfolgten außerhalb des elektronischen Verfahrens.

Der GKV-Spitzenverband, DVKA übermittelt entweder

  • eine A1-Bescheinigung sowie ein weiteres Dokument, aus dem die genauen Umstände des Zustandekommens der Ausnahmevereinbarung hervorgehen,
  • eine Ablehnung mit einem Sonstigen Ablehnungsgrund und einem Verweis auf eine Anlage, in der die Ablehnung begründet wird,
  • eine Ablehnung mit einer A1-Bescheinigung, wenn dem Antrag nur teilweise entsprochen werden kann.

V. Besonderheit bei der Genehmigung einer A1-Bescheinigung für gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte

Eine A1-Bescheinigung für gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte wird grundsätzlich zunächst vorläufig erteilt. Derartig Beschäftigte erhalten neben der A1-Bescheinigung noch ein weiteres Dokument. Aus diesem geht hervor, dass die Festlegung vorläufig erfolgte und erst nach Ablauf von zwei Monaten, nachdem die vom GKV-Spitzenverband, DVKA, bezeichneten Träger davon in Kenntnis gesetzt wurden, endgültigen Charakter erhält.

VI. Pflicht zum Druck einer A1-Bescheinigung entfällt

Eine wesentliche Erleichterung im elektronischen A1-Verfahren ist, dass der Arbeitgeber seit Anfang dieses Jahres dem Arbeitnehmer die A1-Bescheinigung nicht mehr ausgedruckt geben muss. Nach § 106 Absatz 1 Satz 3 SGB IV n. F. hat der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung der beschäftigten Person nur unverzüglich zugänglich zu machen. Danach ist z.B. eine Weiterleitung per E-Mail möglich.

Regelungen für das Vereinigte Königreich nach dem BREXIT

Bei beruflich bedingten Aufenthalten im Vereinigten Königreich kommen aufgrund des BREXIT entweder die Regelungen aus dem Austrittsabkommen ("Altfälle") oder aus dem Handels- und Kooperationsabkommen ("Neufälle") zum Tragen. Bei den "Neufällen" handelt es sich z.B. um Entsendungen, die erst in 2021 beginnen.

Genauere Hinweis hierzu befinden sich auf der Website der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland, DVKA. Grundsätzlich kann aber für einen Übergangszeitraum auch bei "Neufällen" weiterhin eine A1-Bescheinigung ausgestellt werden, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.