Darum geht`s: Übermittlung der eAU-Daten von der Krankenkasse an den Arbeitgeber
Ab dem 01. Juli 2022 können die Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten nur noch elektronisch bei der jeweils zuständigen Krankenkasse abrufen.
Ursprünglich war der obligatorische Start der sogenannten Phase 2 der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für den 01.01.2022 vorgesehen. Grund für die Verschiebung ist, dass die Einführung der eAU erst am 01.10.2021 gestartet ist (Phase 1). Aufgrund einer Übergangsregelung müssen die Arztpraxen — bei fehlender technischer Ausstattung — erst ab dem 01.01.2022 die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich krankenversicherten Patienten an die jeweils zuständige Krankenkasse übermitteln.
Dieser Beitrag beschäftigt sich mit dem elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten durch den Arbeitgeber (Phase 2).
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem 01.07.2022 im betrieblichen Alltag
I. Arbeitsrechtliche Pflichten des Arbeitnehmers
Arbeitnehmer sind nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz verpflichtet, dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.
Ist der Arbeitnehmer länger als drei Kalendertage erkrankt, muss er derzeit spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Der Arbeitgeber kann diese jedoch schon früher, z.B. am Tag der Krankmeldung, einfordern.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als auf der ersten Bescheinigung angegeben, muss der Arbeitnehmer eine neue ärztliche Bescheinigung vorlegen.
Ab dem 01.07.2022 erhält der Arbeitnehmer von seinem Arzt keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Durchschlag) mehr für den Arbeitgeber. Gleichzeitig entfällt für den Arbeitnehmer die gesetzliche Pflicht, diesen Durchschlag beim Arbeitgeber einzureichen. Er muss jedoch weiterhin seinen Arbeitgeber unverzüglich über die Erkrankung und deren voraussichtliche Dauer informieren.
II. Elektronischer Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten durch den Arbeitgeber
Die Arbeitgeber können ab dem 01.07.2022 die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer Beschäftigten, die bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, elektronisch bei der Krankenkasse des Mitarbeiters abrufen. Sie sind hierzu jedoch nicht verpflichtet.
Zum Abruf benötigen sie ein systemgeprüftes Programm. Dies kann z.B. eine Entgeltabrechnungssoftware oder ein Personalzeiterfassungssystem sein. Außerdem müssen sie zum Erhalt der Daten berechtigt sein. Dies ist der Fall, wenn
- der Arbeitnehmer für die angefragten Zeiträume beim Arbeitgeber beschäftigt ist und
- der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt hat.
Abgefragt werden können die übermittelten Arbeitsunfähigkeitsdaten von den an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzten und Einrichtungen, darüber hinaus von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie der voraussichtlichen Dauer und dem Ende von Krankenhausaufenthalten.
Wichtig: Die Arbeitgeber rufen auch die Arbeitsunfähigkeitsdaten der geringfügig Beschäftigten bei der jeweiligen gesetzlichen Krankenkasse und nicht bei der Minijobzentrale ab.
Pilotphase für die elektronische Datenübermittlung von der Krankenkasse zum Arbeitgeber ab dem 01. Januar 2022
Die gesetzlichen Krankenkassen müssen ab dem 01. Januar 2022 die Arbeitsunfähigkeitsdaten der bei ihnen versicherten Arbeitnehmer zum elektronischen Abruf bereitstellen. Die Arbeitgeber können ab diesem Zeitpunkt die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer bei einer gesetzlichen Krankenkasse versicherten Beschäftigten durch systemgeprüfte Programme abrufen soweit diese die Funktionalität bereits anbieten.
Die Pilotphase endet am 30.06.2022. Ab dem 01.07.2022 können die Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer Beschäftigten (GKV) nur noch elektronisch abrufen.
Weiterhin Krankenschein bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern
Das neue eAU-Verfahren gilt nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer. Diese müssen bei einer Erkrankung weiterhin einen Krankenschein bei ihrem Arbeitgeber einreichen.
Fazit
Noch sind es einige Monate bis zu dem Zeitpunkt, ab dem die Unternehmen die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer bei einer gesetzlichen Krankenkasse versicherten Beschäftigten nur noch elektronisch abrufen können. Die Unternehmen sollten die Zeit nutzen, um sich sowohl technisch als auch organisatorisch auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzubereiten.