Seit 01. Januar 2020 werden auch beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren, d.h. das Verfahren der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale, einbezogen.
Bisher konnten Arbeitgeber nur für ihre Beschäftigten mit Wohnsitz in Deutschland die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen. Seit 2020 ist dies auch für Arbeitnehmer, die im Ausland leben und z.B. täglich nach Deutschland zur Arbeit pendeln, Pflicht.
Mit der Einbindung der beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren soll der - im Vergleich zum Papierverfahren - komfortablere elektronische Abruf auch auf diese Beschäftigten ausgeweitet werden. Allerdings kann das ELStAM-Verfahren derzeit noch nicht für alle beschränkt steuerpflichtigen Beschäftigten genutzt werden.
Das ELStAM-Verfahren
Die Arbeitgeber benötigen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung u.a. bestimmte Besteuerungsmerkmale ihrer Arbeitnehmer. Dies sind u.a. die Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, Freibeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmale.
Die Finanzverwaltung bildet und ändert ggf. die Lohnsteuerabzugsmerkmale und stellt sie den Arbeitgebern für den elektronischen Abruf bereit (ELStAM-Verfahren).
Eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug wird nur noch in Ausnahmefällen ausgestellt.
Bislang waren beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossen. Dies hat sich seit dem 01.01.2020 geändert.
Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer
Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer sind nach § 1 Abs. IV Einkommensteuergesetz (EStG) Personen, die in Deutschland bestimmte Einkünfte (siehe § 49 EStG) beziehen, jedoch im Inland keinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben.
Sie müssen in Deutschland nur ihre in § 49 Einkommensteuergesetz (EStG) aufgeführten inländischen Einkünfte versteuern. Hierzu zählen u.a. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, wenn sie im Inland ausgeübt oder verwertet werden.
Es sind jedoch die Doppelbesteuerungsabkommen zu beachten. Diese können u.a. regeln, dass sich Arbeitnehmer, die im Grenzbereich eines Landes wohnen und im Grenzbereich des anderes Landes arbeiten, von der beschränkten Steuerpflicht im Tätigkeitsstaat befreien lassen können.
Beispiel für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer:
Beschäftigte, die in Frankreich (außerhalb der Grenzregion) leben und jeden Tag zur Arbeit nach Deutschland pendeln.
Würden die o.g. Arbeitnehmer hingegen in Frankreich an der deutsch-französischen Grenze wohnen und in Deutschland an der deutsch-französischen Grenze arbeiten, könnten sie sich unter bestimmten Voraussetzungen von der beschränkten Steuerpflicht in Deutschland befreien lassen. Ihr Arbeitslohn würde dann in Frankreich versteuert werden.
Das ELStAM-Verfahren für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer
Seit 01.01.2020 gilt das ELStAM-Verfahren grundsätzlich auch für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer.
Antrag auf Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer für nicht meldepflichtige Personen durch das Finanzamt
Dies bedeutet, dass die Arbeitgeber die beschränkt steuerpflichtigen Beschäftigten Anfang 2020 im ELStAM-Verfahren anmelden müssen. Hierzu benötigen sie eine steuerliche Identifikationsnummer der betroffenen Arbeitnehmer. Die steuerliche Identifikationsnummer können der Arbeitnehmer oder - bei entsprechender Bevollmächtigung - der Arbeitgeber beim Betriebsstättenfinanzamt beantragen (§ 39 Absatz 3 Sätze 1 und 2 EStG neue Fassung). Hierfür gibt es einen bundesweit einheitlichen Vordruck. Dieser wird auf dem Formularserver des Bundes zur Verfügung gestellt: https://www.formulare-bfinv.de/.
Anmeldung von beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern im ELStAM-Verfahren
Sobald dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer vorliegt, kann er den beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren anmelden.
Er erhält daraufhin die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale des betroffenen Arbeitnehmers. Dies sind derzeit die Steuerklassen I oder VI.
Ausnahmen vom ELStAM-Verfahren für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer
Bestimmte beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer sind jedoch weiterhin vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossen. Betroffen sind Beschäftigte
- mit einem (Steuer-)Freibetrag nach § 39a EStG (§ 1 Abs. 4 EStG),
- bei denen der Arbeitslohn aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens auf Antrag von der Besteuerung freigestellt, gemindert oder begrenzt ist,
- die erweitert unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind (§ 1 Abs. 2 EStG) oder
nach § 1 Absatz 3 EStG auf eigenen Antrag hin wie unbeschränkt einkommensteuerpflichtig behandelt werden.
In diesen Fällen erstellt das Betriebsstättenfinanzamt bei einem entsprechenden Antrag des Arbeitnehmers oder des Arbeitgebers (Voraussetzungen s.o.) weiterhin eine Papierbescheinigung mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen des beschränkt Steuerpflichtigen.
Legt der beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber die Papierbescheinigung nicht vor, muss der Arbeitgeber die ELStAM des betroffenen Arbeitnehmers elektronisch abrufen, falls er die steuerliche Identifikationsnummer des betroffenen Arbeitnehmers kennt.
Grundsätzlich hat die Papierbescheinigung für den auf ihr vermerkten Gültigkeitszeitraum jedoch immer Vorrang vor ggf. elektronisch abgerufenen Daten.
Übergangsregelung für das vereinfachte Antragsverfahren
Haben das Betriebsstättenfinanzamt und der Arbeitgeber aufgrund einer Vielzahl gleichgelagerter Einzelfälle (z.B. bei beschränkt steuerpflichtigen Betriebsrentnern), in denen Papierbescheinigungen für den Lohnsteuerabzug auszustellen waren, bisher ein vereinfachtes Antrags- oder Listenverfahren praktiziert, kann dieses auch nach dem 31.12.2019 für die in den Listen geführten Arbeitnehmer beibehalten werden.
In diesen Fällen darf der Lohnsteuerabzug derzeit weiterhin auf der Basis von Papierbescheinigungen durchgeführt werden. Außerdem können für diese Arbeitnehmer die Identifikationsnummern listenmäßig beantragt werden.