Dienstreisen

Höhere Verpflegungspauschalen für beruflich veranlasste Auswärtstermine im Inland seit 01.01.2020

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Neue Verpflegungspauschalen ab 01.01.2020

Seit 01.01.2020 gelten höhere Verpflegungspauschalen für Dienstreisen und sonstige beruflich bedingte Auswärtstermine in Deutschland. Von den neuen Pauschalen profitieren Arbeitnehmer, die mehr als 8 Stunden bei einem eintägigen Termin oder mehrere Tage auswärts tätig sind und sich selber verpflegen müssen.

Verpflegungspauschalen bei beruflich veranlassten Auswärts­tätigkeiten

Muss sich ein Arbeitnehmer während eines Termins außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte selber verpflegen, ist dies i.d.R. teurer, als wenn er in der Firma isst oder sich das Mittagessen von zu Hause mitbringt. Die Arbeitgeber zahlen daher i.d.R. Verpflegungs­pauschalen für beruflich bedingte Auswärtstermine. Diese sind in bestimmten Grenzen steuerfrei.

Höhere Verpflegungs­pauschalen im Inland ab 2020

Zum 01.01.2020 wurden die Grenzen für die steuerfreien Verpflegungs­pauschalen angehoben. Abhängig von der Dauer der Auswärtstätigkeit können Arbeitgeber jetzt folgende Beträge zahlen, ohne dass diese versteuert werden müssen:

Eintägige Auswärtstermine

  • ≥ 8 Stunden: 14 EUR

Bei eintägigen Auswärtsterminen unter 8 Stunden kann keine steuerfreie Verpflegungspauschale gezahlt werden.

Beispiel:
Ein Vertriebsmitarbeiter befindet sich wegen einer Neukunden­akquise bei einem weit entfernten Interessenten für 9 Stunden außerhalb seiner ersten Tätigkeits­stätte.

Sein Arbeitgeber kann ihm für den auswärtigen Termin eine steuer­freie Verpflegungspauschale von 14 EUR zahlen.

Mehrtägige Auswärtstermine

  • An-/Abreisetag (unabhängig von der Stundenanzahl): 14 EUR
  • Zwischentage (24 Stunden): 28 EUR

Beispiel:
Ein Berater präsentiert während einer dreitägigen Messe die Produkte seines Arbeitgebers. Er verpflegt sich an allen drei Tagen (inkl. Frühstück) selbst.

Für den An- und den Abreisetag kann der Arbeitgeber eine steuerfreie Verpflegungspauschale von jeweils 14 EUR und für den Zwischentag von 28 EUR zahlen.

Die Arbeitgeber können auch höhere Verpflegungspauschalen für ein- oder mehrtägige Auswärtstermine zahlen. Die übersteigenden Beträge sind jedoch zu versteuern.

Kürzung der Verpflegungspauschalen

Die Verpflegungspauschalen sind anteilig zu kürzen, wenn der Arbeitnehmer während oder anlässlich einer Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten verpflegt wird. Nur die tatsächlich entstandenen Mehraufwendungen können steuerfrei ersetzt werden.

Dies ist z.B. der Fall, wenn der Arbeitgeber für die Dienstreise seines Arbeitnehmers eine Hotelübernachtung mit Frühstück bucht. Es betrifft aber auch ganztägige Seminare mit einem Mittagessen oder die Einladung von Geschäftspartnern zu einem Essen, wenn dies im Rahmen einer längeren Auswärtstätigkeit stattfindet.

Vorgehensweise bei Kürzung der Verpflegungspauschalen

Der Betrag, um den eine Verpflegungspauschale gekürzt werden muss, wird immer von der Verpflegungspauschale für eine 24stündige Abwesenheit berechnet. Für ein Frühstück sind 20% und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40% zu kürzen.

In 2020 gelten die folgenden Kürzungsbeträge bei beruflich bedingten Inlandsreisen:
  • Kürzung Frühstück: 20% von 28 EUR= 5,60 EUR
  • Kürzung Mittagessen: 40% von 28 EUR= 11,20 EUR
  • Kürzung Abendessen: 40% von 28 EUR= 11,20 EUR

Beispiel:
Ein Vertriebsmitarbeiter besucht an einem Tag verschiedene Kunden vor Ort. Insgesamt ist er an diesem Tag 9 Stunden auswärts tätig. Einen Großkunden lädt er zur Pflege der Geschäfts­beziehungen zu einem Geschäfts­essen ein. (Es handelt sich um eine übliche Mahlzeit. Essen und Getränke liegen inkl. USt. pro Teilnehmer unter 60 EUR.)

Beim Geschäftsessen handelt es sich um eine vom Arbeitgeber veranlasste Bewirtung. Daher kann sein Arbeitgeber die folgende steuerfreie Verpflegungs­pauschale zahlen:

wdt_ID Kürzung der Verpflegungspauschale Betrag
1 Auswärtstätigkeit ≥ 8 Stunden: 14,00
2 abzgl. Abendessen (40% von 28 EUR) -11,20
4
5 = steuerfreie Verpflegungspauschale: 2,80

Die jeweilige Verpflegungspauschale ist aber immer nur bis maximal 0 EUR zu kürzen.

Beispiel:
Ein Berater präsentiert auf einer eintägigen Kundenveranstaltung, die 8 Stunden dauert, die Produkte seines Arbeitgebers. Er erhält sowohl ein Mittag- als auch ein Abendessen. (Es handelt sich um übliche Mahlzeiten. Essen und Getränke liegen inkl. USt. pro Teilnehmer unter 60 EUR.)

Sein Arbeitgeber kann für den auswärtigen Termin keine steuerfreie Verpflegungs­pauschale zahlen. Der Arbeitnehmer muss aber auch keine (14 EUR - 11,20 EUR - 11,20 EUR=) 8,40 EUR für das Abendessen zahlen.
wdt_ID Kürzung der Verpflegungspauschale Betrag
1 Auswärtstätigkeit ≥ 8 Stunden: 14,00
2 abzgl. Mittagessen (40% von 28 EUR): -11,00
3 abzgl. Abendessen (40% von 28 EUR): -11,00
8
9 = steuerfreie Verpflegungspauschale 0,00

Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den jeweiligen Kürzungsbetrag.

Berücksichtigung der Verpflegungspauschale als Werbungskosten (Ein­kommen­steuererklärung)

Zahlt ein Arbeitgeber keine Verpflegungspauschale oder nicht die volle steuerfreie Verpflegungspauschale, kann der Arbeitnehmer die volle Pauschale bzw. den verbleibenden Rest steuermindernd als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung geltend machen.