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Darum geht´s:
- Was müssen Arbeitgeber bei Mitarbeitenden ohne Steuer-ID beachten?
- Wann können sie deren Mitteilung beantragen bzw. die ID abrufen?
- Welche Ausnahmeregelung gibt es?
Lohn-Training beantwortet im aktuellen Beitrag diese wichtigen Fragen.
Das Bundesministerium der Finanzen hat am 23. Januar 2024 ein neues Schreiben zur Ermittlung der steuerlichen Identifikationsnummer (nachfolgend Steuer-ID) für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen veröffentlicht.
Neben den bereits bekannten Weisungen enthält das BMF-Schreiben auch eine neue Vorgabe, die ursprünglich mit dem Wachstumschancengesetz bekanntgegeben werden sollte.
Hintergrund
Arbeitgeber können Lohnsteuerbescheinigungen für Veranlagungszeiträume ab dem Jahr 2023 nur noch mit der steuerlichen Identifikationsnummer des jeweiligen Arbeitnehmers übermitteln. Der Gesetzgeber hat die elektronische Transfer-Identifikations-Nummer (eTIN) mit dem Ende des Veranlagungszeitraums 2022 abgeschafft.
Diese war Anfang der 2000er Jahre als steuerliches Ordnungsmerkmal eingeführt worden. Es konnte jedoch vorkommen, dass zwei Personen eine identische eTIN besaßen. Mit Einbeziehung der beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren sah der Gesetzgeber daher den Zeitpunkt gekommen, auf die eTIN bei der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung zu verzichten.
Es gibt jedoch Fälle, in denen einem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer des Mitarbeitenden nicht bekannt ist.
Mitteilung der zuständigen Steuer-ID durch das zuständige Finanzamt
A. Bevollmächtigung zur Beantragung der Mitteilung nach § 80 Absatz 1 AO
Hat der Mitarbeitende den Arbeitgeber nach § 80 Absatz 1 AO bevollmächtigt, kann dieser die erstmalige Zuteilung bzw. Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer beim zuständigen Finanzamt beantragen.
B. NEU: Abfragemöglichkeit bei pflichtwidriger Nichtmitteilung der Steuer-ID
Nach dem BMF-Schreiben vom 23.01.2024 kann der Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer auch abfragen, wenn der Mitarbeitende diese trotz vorheriger Aufforderung pflichtwidrig nicht mitteilt. Hierzu muss der Arbeitgeber aber für den betroffenen Arbeitnehmer
- für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt haben und
- versichern, dass das Dienstverhältnis auch nach Ablauf des Jahres 2022 weiter fortbestanden hat.
In diesen Fällen teilt das zuständige Finanzamt dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer des Mitarbeitenden auf formlose schriftliche Anfrage mit. Die Anfrage muss den Namen, das Geburtsdatum und die Anschrift des betroffenen Arbeitnehmers enthalten.
Arbeitnehmer ohne Steuer-ID
Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine Steuer-ID schuldhaft nicht vor und ist der Arbeitgeber weder vom Arbeitnehmer bevollmächtigt noch berechtigt, die Steuer-ID beim zuständigen Finanzamt abzurufen, muss er die Lohnsteuer des betroffenen Arbeitnehmers nach Steuerklasse VI ermitteln.
Dies gilt insbesondere für
- Betriebsrentner und Versorgungsbezugsempfänger im Ausland, die noch keine steuerliche Identifikationsnummer beantragt haben, obwohl ihnen die hierfür benötigten Unterlagen zugeschickt wurden,
- Arbeitnehmer – insbesondere auch aus dem Ausland –, die nur für kurze Zeit vom Arbeitgeber beschäftigt werden und die dem Arbeitgeber ihre steuerliche Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt haben (mit Ausnahme der im BMF-Schreiben vom 7. November 2019, BStBl. I S. 1087 unter Abschnitt 3 bezeichneten Fälle),
- Zahlungen an Sterbegeldempfänger sowie
- Arbeitnehmer, die sich weigern, dem Arbeitgeber die Steuer-ID mitzuteilen.
Nur wenn der Arbeitgeber aufgrund von technischen Störungen die steuerliche Identifikationsnummer nicht abrufen kann oder der Arbeitnehmer nicht für die fehlende Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer verantwortlich ist, kann der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtliche Steuerklasse des Mitarbeitenden zu Grunde legen. Dies ist maximal drei Kalendermonate erlaubt.